כפי ששמתם לב, מטרת העל של האתר הוא לעשות לכם סדר. סדר בבחירת הספקים, סדר ברצף וקבלת ההחלטות. חשוב שהתהליך הזה יהיה מצוין ולא רק "בסדר". כדי שזה יקרה, רצוי שתדעו כיצד לשמור על ה"סדר" של כל המידע והניירת שתאספו בדרך.
תהליך הבנייה מאופיין בהצפה של מידע- צונאמי של חוזים, מסמכים, הצעות מחיר, סקיצות, תוכניות ועוד סקיצות. אם לא תדאגו לסדר כבר מהשלב הראשון, לא תהיו בסדר. תרתי משמע. על כל מסמך שתקבלו לידיכם, אתם עובדים, משקיעים ומשלמים. לא חבל? אז ריכזתי עבורכם כמה טיפים לארגון נכון וחכם של -הכל!
תאגדו הכל באוגדן
אותה מילה מהפסיכומטרי, שמו העברי של הקלסר, נולדה יש מאין. הקלסר מאגד לנו בצורה מסודרת את כל מה שאנחנו צריכים לשמור. רכשו אחד גדול, חזק, שיוכל להחזיק כמות לא מבוטלת של מסמכים. מלאו אותו בחוצצים. על כל חוצץ הגדירו את שם הקטגוריה.
רצף הבנייה והצרכים הינם זהים על פי רוב, חשוב שהקטגוריות יהיו מצוינות בברור וברצף עבודה סדיר:
- רכישת המגרש
- מיסים
- תשלומים ברכישת המגרש (עו"ד, מתווך אגרות וכו')
- סקיצות ורעיונות לבית
- הצעות מחיר ספקים
- חוזים חתומים עם ספקים
- אישורים (לכל תהליך היתר הבניה)
- תיעוד תשלומים – מעקב מתועד לכל תשלום ותשלום.
- תוכניות ופריסות (חשמל, ריצוף, נגרות וכו')
- מסמכים לטופס 4
ניילוניות. כמה זה קל לתפעול. תוכלו לסדר לכם תתי קטגוריות בין החוצצים ולשמור על הסדר של כל נושא. הדביקו מדבקה בפינה השמאלית של כל ניילונית, זו הפינה עם הנראות הכי טובה בעת דפדוף.
בכל קטגוריה הכניסו ניילונית אחת עליה כתוב – חומרים. לעיתים תקבלו דיסקים או דוגמיות, שם תוכלו לשמור אותם. ציינו על גבי כל דיסק שתקבלו מה הוא מכיל ועל כל דוגמית את שם הספק…מסדרו את הניילוניות בסדר כרונולוגי, והקפידו לתייק את הניירת הרלוונטית בהזדמנות הראשונה שיש לכם, זה עניין של כמה שניות וסיימתם…
דיגיטל זה הכי אחי את כל המסמכים שיהיו לכם בקלסר, חשוב שתסרקו גם למחשב. זהו בק-אפ הכרחי, שיכול לחסוך לכם הרבה זמן בהעברת החומרים מספק לספק.
פתחו תיקייה ייעודית במחשב, תחת השם הכולל "פרוייקט בנייה" ובתוכה הכניסו תתי קטגוריות, ממש כמו בקלסר. כל מייל שתקבלו תייקו אוטומטית בתיקייה הייעודית במחשב, והדפיסו עבור תיוק בקלסר.
במקביל, אם יש באפשרותכם, פתחו קובץ של טבלת אקסל. כל נושא מהותי כגון שלד, מפקח, טיח, אלומיניום, חשמל וכדומה, רצוי שתכניסו לשם. הטבלה תועיל לכם מאוד בעריכת השוואות. זה יקל עליכם מאוד בהבנת טיב ההצעות השונות שתקבלו. טבלת האקסל תאפשר לכם נראות ברורה של הדברים וכך תוכלו להשוות תפוחים לתפוחים עד כמה שניתן, ולקבל את ההחלטות הכי מושכלות.
העידן הדיגיטלי מאפשר לנו ליהנות מנוחות, אז למה לא להשתמש בפירות הקידמה? יש מספר פלטפורמות דיגיטליות חכמות ומעשירות, שניתן להיעזר בהם כדי ל"עבות" את הסדר. אחת מהן היא ה"גוגל קיפ" – מעין פנקס אישי בו תוכלו לרשום את כל ההערות שקופצות לכם לראש ב-12 בלילה, שהמוח משוטט בין המשימות שהיו למשימות שיהיו. תוכלו לרשום, להקליט, לשמור תמונות ולסמן על גביהן הערות. זה חשוב מאוד לתעד את הדברים האלה, שכן לעיתים הרעיונות המבריקים ביותר מגיחים דווקא בשעות הלא צפויות של היום. מלבד זה, תוכלו להעביר את אותם האלמנטים ביתר קלות לבעלי המקצוע שלכם.
קישור להורדה לאנדרואיד – לחץ כאן
קישור להורדה לאייפון – לחץ כאן
בנוסף, חשוב שתהיה לכם אפליקציית "סריקה" בסלולר. אפליקציה שכזו תקל עליכם את שמירת החומרים, התיוק והעברתם לבעלי המקצוע. קיימות אפליקציות סריקה רבות בשוק. בחרו את זו שיש לה את מספר הכוכבים הגבוה ביותר ואפשרויות סריקה בפורמט PDFו JPG.
אני ממליץ להוריד את אפליקציית הסריקה של אדובי:
קישור להורדה לאנדרואיד – לחץ כאן
קישור להורדה לאייפון – לחץ כאן
כל מה שיישלח אליכם במייל, שסרקתם לאפליקציה או ציינתם ב"גוגל קיפ" חשוב שתשמרו בענן – רצוי שתהיה לכם האפשרות לגשת לכל מסמך בכל מקום ובכל זמן, מהסיבה הברורה שמרבית התהליך מתרחש בחנויות, בשטח, או תוך כדי שיחה עם בעל מקצוע. אחת מהאפליקציות היותר פופולריות בתחום היא ה-DROPBOX , קלה לתפעול ועושה את העבודה. קישור להורדה לאנדרואיד – לחץ כאן
קישור להורדה לאייפון – לחץ כאן
כל ההמלצות הללו משמשות ככלים בארגז הכלים המיוחד שתיקחו איתכם הלאה. זה נכון לתהליך הבנייה הסבוך ונכון בחיים בכלל. מקווה שעשיתי לכם סדר בבלגן…המון בהצלחה!
שלכם ובשבילכם, גבריאל
